Une mission d’audit pour aider une prise de décision du Management


L’exposé de la demande.

Le nouveau CEO de l’entreprise souhaite être éclairé sur la situation de l’ERP actuel par rapport aux besoins actuels et futurs de l’entreprise. Le Système d’informations actuel de XYZ repose sur Microsoft AX 2009 et Microsoft CRM.

Microsoft a annoncé la fin du support de AX-2009 en 2019, ce qui signifie la fin des améliorations de fonctionnalités, des corrections d’erreurs et des failles de sécurité. Ce point sera approfondi car la fin de vie de la version AX-2009 varie selon les sources.

Par ailleurs, il est acquis que la personnalisation et les développements spécifiques réalisés autour du noyau de AX2009 l’ont rendu inapte à l’application d’un « service pack » incrémental ou au passage à version plus récente..

Le dilemme pour XYZ est d’évaluer les bénéfices d’une migration (ou mise à niveau) vers la version la plus récente (AX-2012 ou AX-365) par rapport aux coûts financiers et humains que cela engendre.

La réflexion de XYZ est que, puisqu’un chantier ERP devra être ouvert, il y a lieu d’étudier les solutions alternatives susceptibles d’être des sources d’améliorations et d’en déterminer les risques ainsi que le coût afin de préparer un budget à l’horizon de décembre 2018.

Notre mission consiste à :

  1. évaluer les performances du Système d’informations actuel

  2. analyser la couverture des besoins par les applications CRM-ERP

  3. déterminer le degré d’urgence d’un changement de Système d’informations

  4. explorer les solutions alternatives envisageables

  5. circonscrire le budget nécessaire pour les solutions les plus adaptées.

Nous proposons de procéder en 2 étapes en produisant un rapport intermédiaire après la détermination du degré d’urgence (point 3).

Méthodologie

Notre méthode de travail est largement inspirée de la méthode ITIL. Celle-ci consiste à évaluer la qualité des services « métiers » dans une perspective transverse, c’est à dire en examinant les processus auxquels différents départements de l’entreprise participent.

Evaluer les performances du système actuel.

Cas d’utilisation : Suivi des interactions homme-système pour traiter :

  • un appel d’offre d’équipement pour un contrôle automatisé

  • une demande d’intervention SAV chez un client direct et un client d’un distributeur

  • une commande de pièces détachées avec back-order

  • autre cas à définir

La planification de la production

Le suivi d’un ordre de fabrication

L’analyse du pipeline de la CRM, indicateurs qualitatifs et quantitatifs, concrétisation des objectifs du PIC (Plan industriel et commercial)

L’examen d’événements ou de situations entraînant l’utilisation de programmes / transactions spécifiques

La recherche des traitements effectués hors du SI

La problématique de la traçabilité – N° de série – recall

La détection des supports d’informations redondantes

L’observation des difficultés rencontrées par les utilisateurs et des dysfonctionnements éventuels.

Le partage de données est-il une réalité ?

Le TCO (Total Cost of ownership)

  • coûts fixes d’infrastructures

  • coûts variables additionnels

  • coût de la non-qualité (pannes, maintenance curative,…)

Le SLA (Service level agreement)

  • Le suivi des demandes de support (1er et 2ème niveau),

  • l’escalade des demandes,

  • les outils de bug tracking

La couverture des besoins fonctionnels.

Analyse des demandes (feature request)

L’évaluation des impacts de la transformation numérique

L’identification des enjeux stratégiques

Les besoins inter-compagnies sont-ils correctement couverts ?

Le décalage entre le périmètre fonctionnel actuel et le périmètre futur.

La détermination du degré d’urgence d’un changement éventuel se SI.

La mise en perspective des besoins fonctionnels pondérée par l’évaluation du système d’information actuel permettra de mesurer le temps pouvant s’écouler avant le remplacement du système d’informations actuel.

L’exploration des solutions alternatives envisageables.

Cette partie de la mission consiste à :

  • Identifier des solutions dont les fonctionnalités pourraient satisfaire les besoins fonctionnels de AS.

  • Examiner les besoins en infrastructure pendant les périodes de déploiement et de mise en production.

Le budget nécessaire pour les solutions envisageables.

  • Evaluer les coûts de licence et/ou de service.

  • Evaluer les coûts d’intégration et de développement

  • Donner un aperçu des impacts du changement sur les ressources humaines.

Laissez un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *