L’appel d’offres.


Après avoir pris le soin de valider le cahier des charges par votre équipe projet interne, voici l’heure de le faire connaître aux fournisseurs potentiels.

La rédaction de votre cahier des charges est terminée, prenez maintenant soin de le faire valider par votre équipe et de définir les critères de sélection.

Les critères de sélection.

Ils doivent être hiérarchisés par leur priorité et leur poids dans un document de synthèse que vous communiquerez aux candidats en même temps que le cahier des charges.

Ce document (formulaire ou feuille de calcul) doit vous être remis complété au même titre que l’offre, il en fera partie intégrante.

La priorité définit ce qui compte le plus pour vous ; ce n’est pas nécessairement un très bon score fonctionnel, cela pourrait être le coût de possession ou la capacité de migration des données ou la convivialité de la solution proposée.

La pondération s’applique aux besoins (fonctionnels et non fonctionnels) ; vous attribuez un poids sur une échelle à chaque besoin.

La pré-sélection des candidats.

Les grands éditeurs ont un réseau d’intégrateurs souvent spécialisés dans un secteur d’activité. Les plus petits éditeurs sont à priori plus flexibles mais présentent parfois plus de risques (stabilité du produit, ésotérisme technologique, solidité de l’entreprise,…).

Le facteur distance est devenu relatif suite à l’émergence des moyens de communication via internet, mais un trop grande distance peut devenir un frein lorsqu’il s’agit de peaufiner la solution implémentée ou de résoudre des problèmes difficiles.

Le délai de réponse.

Prévoyez de 4 à 6 semaines de manière à ce que les ressources disponibles chez les candidats aient suffisamment de temps à consacrer à l’analyse de votre demande.

L’appel d’offres.

En préalable à toute négociation, vous devez informer les candidats des conditions du marché, c’est à dire les conditions qui régiront l’acquisition ou l’usage de la solution que vous recherchez ; licence ou une location de services, le mode de financement éventuel, la confidentialité,…

Le suivi des réponses.

Il est fort probable que les candidats vous poseront des questions. Engagez-vous à y répondre et à partager les réponses avec les autres candidats. En plus de la transparence, ce partage d’informations vous fera gagner du temps.

Le dépouillement des offres.

Reportez les réponses fournies par les soumissionnaires dans un tableau comparatif. Appliquez la pondération établie pour vos critères de sélection pour obtenir un classement théorique des solutions proposées. Établissez votre short list sur base des 2 à 3 meilleurs résultats. Si vous avez fait appel à un consultant pour l’établissement de votre cahier des charges, demandez lui d’établir son propre classement et croisez vos évaluations.

Ensuite, informez tous les candidats du résultat obtenu.

Les évaluations pratiques.

Je vous recommande l’écriture de scénarios représentatifs de vos principaux processus et fournissez quelques données de base (produits, nomenclatures, conditions commerciales,..) afin de permettre aux candidats de présenter des cas d’utilisation contextualisés.

Invitez votre équipe aux présentations des candidats et procédez ensuite à un débriefing des avis.

Le choix final.

Votre choix a été conforté par l’avis général des membres de votre équipe, la situation idéale étant un avis unanime. En cas de divergence, il faut en quelque sorte arbitrer ces divergences pour dégager LE candidat avec LA solution.

La négociation.

Votre choix s’est porté sur un candidat qui deviendra votre partenaire sur le long terme. J’insiste sur la notion de partenariat car elle est déterminante pour la réussite de votre projet. Par conséquent, prenez soin de la qualité de la relation que vous mettrez en place lors de la négociation du contrat de partenariat.

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